A IMPORTÂNCIA DA ASSESSORIA E CERIMONIAL

.Ao pensar em realizar um evento, casamento, bodas, festa de 15 anos, formatura ou outro, o responsável pela festa, nem sempre, tem conhecimento de quais os serviços terá que contratar. Isso é perfeitamente compreensivo, tendo em vista que são pessoas das mais diversas áreas de atuação e raramente são do segmento de festas e eventos.

Temos observado que alguns procuram uma casa de festas no entendimento que lá terão tudo que precisam para lhes atender. Isto pode acontecer em alguns casos, mas nem sempre é assim. Algumas casas de festas não tem o serviço de Assessoria e Cerimonial próprio.

Por outro lado o local da festa pode também ser em um sítio,  clube ou  praia, ou até mesmo num espaço de condomínio, e nesse caso,  os fornecedores de serviço, terão que ser contratados de fora. E como fazer isso?

Em todos esses casos citados é muito importante que o contratante da festa saiba que existe um profissional que pode ajuda-lo. Esse profissional chama-se Assessoria e Cerimonial e quais as funções desse profissional ou profissionais? Abaixo elaboramos um resumo das principais atribuições para uma boa organização do evento:

5 principais atribuições da Assessoria e Cerimonial:

1ª  – Reunir-se com os responsáveis pela festa para entender e conhecer o que desejam no seu evento, assim como apresentar suas credenciais e sugestões. Será importante pautar: quantidade de convidados, tema da festa,  musicas que gostariam que tocasse durante a festa; entre outros detalhes;

2ª – Elaborar um cronograma de todos os momentos durante a cerimônia e festa no caso do casamento ou bodas. Caso seja outro evento como 15 anos, fundamental saber os momentos do cerimonial, entre outros detalhes como temática da festa, troca de vestidos, homenageados, lembrancinhas, etc

3ª – Apresentar-se como um verdadeiro assessor dando orientações sobre o passo a passo de todas as ações preliminares até o dia do evento, tais como check-list de todos os serviços e fornecedores, indicando e ajudando no contato;

4ª – Fazer o RSVP que é o contato com a lista de convidados para confirmação de presença na festa com pelo menos 15 dias de antecedência do dia;

5ª – No dia do evento a equipe de Cerimonial precisará ser a primeira a chegar ao local do evento com mínimo de uma hora antes dos convidados e ser a última a sair com a devida prestação de contas aos contratantes.

  • Detalhe importante:  No dia do evento todos da equipe de cerimonial devem ter um comportamento profissional em todos os sentidos. Isto é estar sempre atento a sua postura de posicionamento, policiar-se para não aparecer mais que os convidados, e ser confundido com um deles, atenção a todos os detalhes, seguir o roteiro previamente acertado com os noivos, entre outros detalhes.

A equipe de cerimonial deve apresentar-se uniformizada de forma discreta, equipada com rádios comunicadores, caneta e papel, maleta SOS, e com um mínimo de 3 integrantes, tendo como parâmetro a quantidade de convidados e o tipo de evento.

Túlio de Pinho /  Responsável pela Túlio Pinho Eventos.